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Por qué el saldo bancario no es igual al saldo del registro en QBO; Contabilidad de 5 minutos

Por qué el saldo bancario no es igual al saldo del registro en QBO; Contabilidad de 5 minutos
13 enero, 2021
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Category: Cuenta Bancaria

Por qué el saldo bancario no es igual al saldo del registro en QBO

Una de las preguntas que me hacen con más frecuencia es por qué el saldo bancario no es igual al saldo del registro en QuickBooks Online. ¿Le sorprendería saber que es muy poco común que el saldo bancario sea igual al saldo del registro en QBO? En esta publicación de blog, responderé esta pregunta, le daré mis conocimientos de expertos sobre este tema y compartiré dos razones por las que el saldo bancario no es igual al saldo del registro en QuickBooks Online.

¿Se supone que el saldo bancario es igual al saldo del registro en QuickBooks Online?

En la mayoría de los casos, no. Sin embargo, el hecho de que el saldo bancario no sea igual al saldo de la caja registradora puede ser una gran señal de alerta y una señal de problemas en su QBO. Repasemos las razones por las que los saldos bancarios no son iguales al saldo del registro.

Antes de empezar

Asegúrese de haber agregado o asociado todas las transacciones bancarias a QBO desde la ventana Transacciones bancarias (vaya a Transacciones> Banca).

Cuando me refiero al “saldo bancario” en esta publicación de blog, me refiero al saldo bancario que QuickBooks llama “Saldo bancario” como se muestra a continuación:

Razón 1: diferencias de tiempo

La razón más simple por la que los saldos bancarios no son iguales al saldo del registro de QuickBooks es por diferencias de tiempo. Déjame darte algunos ejemplos de diferencias de tiempo:

  • Cheques: cuando imprime un cheque de QBO, el saldo de la caja registradora se deduce automáticamente. Sin embargo, el cheque aún no ha sido aprobado por el banco. Esto crea una diferencia de tiempo.
  • Nómina: procesa la nómina y su servicio de nómina deduce el dinero para cubrir la nómina y los impuestos sobre la nómina dos días antes del día de pago. Esto crea una diferencia de tiempo.
  • Pagos de clientes realizados con cheque: recibe los pagos de los clientes mediante cheque. Ingresa los pagos del cliente y registra un depósito en QBO. Usted deposita el cheque en el banco y el banco tarda 1 o 2 días en darle crédito por ese depósito. Esto crea una diferencia de tiempo.

¿Ves ahora por qué hay diferencias de tiempo?

¿Qué pasa si las diferencias de tiempo no son la causa del problema?

Puede que te estés diciendo a ti mismo, “pero no entiendes, Verónica. El saldo de mi caja registradora está muy lejos ”.

Sí, entiendo. Lo veo todo el tiempo. Deja que te dé algunos ejemplos:

El saldo de la caja registradora de Mo está arruinado porque su contable no sabía cómo trabajar con las transacciones de PayPal. Los depósitos se han ingresado dos veces

  • y el saldo del registro es cercano a $ 1 millón, mientras que el saldo bancario es de $ 25000.
  • Jane es un usuario nuevo y no ha recibido la formación adecuada en QBO. Accidentalmente ha estado duplicando depósitos bancarios; los ingresa en Transacciones> Banca y también en Depósitos bancarios. El saldo del registro es de $ 250000 mientras que el saldo bancario es de $ 5000.
  • De alguna manera, Caroline ha descargado accidentalmente transacciones bancarias dos veces en QBO y ha duplicado todas las transacciones.
  • Lillian intentó limpiar sus transacciones QBO y eliminó transacciones que previamente se reconciliaron en QBO.

Podría seguir y seguir, pero te ahorraré los detalles.

Razón n. ° 2: la cuenta bancaria nunca se ha conciliado

¿Sabía que se supone que debe preparar una conciliación entre su registro bancario en QBO y su extracto bancario cada mes? La mayoría de las personas no saben que este es un paso esencial para mantener saludables los datos de QBO y obtener informes precisos. Todos los profesionales de la contabilidad concilian las cuentas bancarias y de tarjetas de crédito antes de hacer cualquier otra cosa con sus libros.

La conciliación bancaria le ayudará a descubrir una serie de errores (como los que acabo de mencionar) como:

  • Transacciones duplicadas
  • Transacciones faltantes
  • Transacciones ingresadas por error
  • Transacciones ingresadas en el período incorrecto
  • Transacciones ingresadas por la cantidad incorrecta
  • El saldo inicial de la cuenta bancaria nunca se ingresó en QBO
  • Las transacciones previamente conciliadas se han modificado o eliminado

Todos estos errores afectan el saldo del registro en QuickBooks Online. Son la razón por la que los saldos bancarios no son iguales al saldo del registro en QBO.

¿Qué es una conciliación bancaria?

Una conciliación bancaria es el proceso de asegurar que todas las transacciones en el estado de cuenta del banco (o tarjeta de crédito) estén de acuerdo (“conciliadas”) con las transacciones en QuickBooks Online. Es la única forma de garantizar que todas las transacciones se reflejen en QBO. Debe conciliar sus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito una vez al mes tan pronto como sus estados de cuenta estén disponibles.

Preparando las conciliaciones bancarias

Antes de poder limpiar el saldo del registro bancario en QuickBooks Online, debe preparar las conciliaciones bancarias para cada mes. Si ha estado en el negocio durante más de un año, le recomiendo que comience a conciliar en el año actual (esto se debe a que no queremos cambiar ningún saldo que pueda haber sido utilizado para presentar una declaración de impuestos). Es posible que necesite la ayuda de un profesional de la contabilidad para comenzar.

Para saber cómo preparar una conciliación bancaria, lea este artículo del sitio de soporte de QuickBooks.

Una vez que prepare las conciliaciones bancarias, podrá identificar todas las áreas que deben limpiarse. Nuevamente, es posible que necesite la ayuda de un profesional de la contabilidad para limpiar sus QuickBooks.

(Bonificación) Razón n. ° 3: ha realizado las conciliaciones bancarias y todavía hay una gran diferencia

Si ya ha realizado las conciliaciones bancarias y todavía hay una gran diferencia, eso significa que hay transacciones en su registro bancario que aún no se han conciliado. Eso significa que se ingresaron transacciones en QBO que no están en los extractos de su banco o tarjeta de crédito. Es probable que sean duplicados o transacciones ingresadas por error.

Para encontrar transacciones no liquidadas, vaya al registro bancario (Contabilidad> Plan de cuentas> Busque la cuenta bancaria> Haga clic en Ver registro a la derecha).

Filtre el estado de conciliación como “No conciliado”, como se muestra a continuación:

Revise las transacciones que no se han conciliado; es probable que estén duplicadas o ingresadas por error. Corrija según sea necesario (anular, editar o eliminar). Vea esta publicación de blog.

Conclusión

Acaba de conocer las dos razones por las que el saldo bancario no es igual al saldo del registro en QuickBooks Online. La primera razón son las diferencias de tiempo, que son normales y la segunda razón es porque no ha preparado una conciliación entre su extracto bancario y el registro bancario de QuickBooks. La conciliación bancaria es la única forma en que podrá identificar y comenzar a limpiar cualquier problema en sus datos de QuickBooks.